Inventura snadno a rychle: jak na ni s pokladním systémem

Ztrácíte hodiny nad papíry a Excelem při každé inventuře? Podívejte se, jak může propojený pokladní systém a skladové hospodářství ušetřit čas a snížit chybovost ve vašem obchodě či gastro provozu.

Inventura. Slovo, které většina podnikatelů slyší jen nerada a zaměstnanci se ho přímo děsí. Zavřená provozovna, počítání položek, kontrola skladových zásob a hledání rozdílů mezi skutečným a evidovaným stavem dokážou zabrat hodiny, někdy i celé dny.

Přitom inventura nemusí být noční můrou. Pokud máte dobře nastavené skladové hospodářství a pokladní systém, zvládnete ji rychleji, přesněji a s výrazně menším množstvím administrativy.

Inventura nebo inventarizace? Není to totéž

Tyto pojmy se často zaměňují, ale z účetního pohledu mají odlišný význam.

Inventura představuje zjištění skutečného stavu majetku, zásob nebo zboží. Jinými slovy – fyzicky spočítáte, co ve skladu skutečně máte.

Inventarizace je širší proces, při kterém se skutečný stav porovnává s účetní evidencí a vyhodnocují se případné rozdíly.

Právě inventura bývá pro podnikatele časově nejnáročnější částí celého procesu. A právě zde mohou moderní technologie ušetřit nejvíce práce.

Proč se vyplatí dělat inventuru pravidelně

Mnoho firem provádí důkladnou inventuru pouze tehdy, když jim to ukládají účetní povinnosti. To je ale škoda.

Pravidelná kontrola skladových zásob pomáhá odhalit:

• chyby v evidenci,
• ztracené nebo poškozené zboží,
• problémy při naskladňování,
• neefektivní objednávání zásob,
• zbytečně vysoké skladové náklady.

Čím přesnější přehled o skladu máte, tím lépe dokážete plánovat nákupy a řídit cash flow. To platí stejně pro maloobchod, gastro provozy i služby, které pracují s materiálem nebo zbožím.

Kde vzniká nejvíce chyb

Nejčastějším problémem není samotné počítání položek, ale práce s daty.

Pokud evidujete sklad v Excelu nebo dokonce na papíře, pravděpodobně se setkáváte s některými z těchto situací:

• zaměstnanci zapisují údaje různými způsoby,
• některé pohyby ve skladu se zapomenou zaevidovat,
• data se přepisují mezi několika systémy,
• není jasné, která evidence je aktuální,
• rozdíly se dohledávají až při inventuře.

Výsledkem bývá nejen více práce, ale také vyšší riziko chyb.

Jak inventuru usnadní pokladní systém

Moderní pokladní systém už dávno neslouží pouze k evidenci tržeb. Stále více podnikatelů využívá také skladové hospodářství, které automaticky zaznamenává pohyby zboží a průběžně aktualizuje skladové zásoby.

Díky tomu při inventuře nezačínáte od nuly. Místo složitého dohledávání máte k dispozici aktuální přehled skladových položek a pouze ověřujete, zda evidovaný stav odpovídá skutečnosti.

Mezi hlavní výhody patří:

• Méně administrativy
  Prodeje, příjemky, výdejky nebo odpisy se zapisují průběžně. Není potřeba vše zpětně dohledávat.
• Menší chybovost
  Odpadá ruční přepisování dat mezi několika tabulkami nebo systémy.
• Rychlejší odhalení nesrovnalostí
  Pokud vznikne rozdíl mezi skutečným a evidovaným stavem, je možné jej zachytit mnohem dříve než při roční inventuře.
• Lepší přehled o zásobách
  Podnikatelé mají průběžně k dispozici informace o tom, které položky docházejí a které se naopak prodávají pomalu.

Inventura v praxi: proč je důležitá průběžná evidence

Představte si dvě provozovny.

První vede sklad v tabulce, do které zaměstnanci zapisují změny ručně. Inventura znamená několik hodin počítání a následné hledání rozdílů.

Druhá využívá pokladní systém propojený se skladovým hospodářstvím. Každý prodej automaticky upravuje skladové zásoby a zaměstnanci mají přehled o pohybu zboží během celého roku. Při inventuře pak pouze ověřují, zda skutečný stav odpovídá evidenci.

Rozdíl není jen v čase. Přesná skladová data pomáhají lépe plánovat nákupy, snižovat ztráty a předcházet výpadkům zboží.

Jak s inventurou pomáhá Smable

Součástí pokladního systému Smable je také skladové hospodářství, které umožňuje evidovat skladové pohyby na jednom místě.

Podnikatelé mohou:

• sledovat aktuální stav zásob,
• pracovat s příjemkami a výdejkami,
• evidovat odpisy,
• kontrolovat skladové rozdíly,
• nastavovat minimální skladové zásoby.

Díky propojení pokladny a skladu mají k dispozici aktuální data bez nutnosti ručního přepisování informací mezi různými nástroji.

5 tipů pro rychlejší inventuru

Ať už používáte jakýkoliv systém, několik jednoduchých pravidel dokáže inventuru výrazně zjednodušit:

1. Evidujte skladové pohyby průběžně. Největší problémy vznikají tehdy, když se data doplňují zpětně.
2. Provádějte průběžné kontroly. Nemusíte čekat na konec roku.
3. Mějte jasně označené skladové položky. Přehledné značení výrazně urychluje kontrolu skladu.
4. Zapojte čárové kódy nebo čtečky. U větších skladů dokážou ušetřit značné množství času.
5. Pracujte s jedním systémem. Čím méně tabulek a ručních přepisů, tím menší prostor pro chyby.

Vyzkoušet Smable zdarma

Inventura nemusí znamenat několik dní stresu

Inventura je důležitou součástí řízení firmy. Nejde pouze o splnění účetních povinností, ale především o získání přehledu nad tím, co se ve vašem podnikání skutečně děje.

Pokud máte skladová data pod kontrolou průběžně, stává se inventura spíše rutinní kontrolou než náročnou administrativní akcí. A právě zde může moderní pokladní systém sehrát klíčovou roli. Pomůže vám šetřit čas, snížit chybovost a mít své podnikání pod větší kontrolou po celý rok.