Zásady ochrany osobních údajů

Správce a kontakt

Správcem osobních údajů je:

Smable, s.r.o.
IČO: 19699492, DIČ: CZ19699492
Sídlo: Husitská 107/3, Žižkov, 130 00 Praha 3
Zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 390367

Kontakt pro ochranu osobních údajů:
E-mail: info@smable.cz
Telefon: +420 773 003 793
Poštou na adresu sídla.

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali.

Zásady se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Čím se Smable zabývá a v jaké roli údaje zpracovává

Smable provozuje pokladní systém pro provozovny – kavárny, restaurace, obchody, stánky, salony a další služby. Patří k němu pokladní aplikace (Android aplikace „Pokladna Smable“, iPad aplikace „Smable Air“ a pokladna v terminálu Teya), webová administrace, aplikace Manager pro majitele a vedoucí provozoven, věrnostní karty v Apple Wallet a Google Wallet a web www.smable.cz.

Osobní údaje zpracováváme ve dvou rolích:

1. Smable jako správce – údaje návštěvníků webu, zájemců o službu, zákazníků Smable (provozovatelů a jejich uživatelských účtů), fakturace, zákaznické podpory a marketingu. Na tyto údaje se vztahují tyto zásady.
2. Smable jako zpracovatel – údaje, které do pokladního systému zadává provozovna: zaměstnanci provozovny (jméno, PIN, docházka, směny), zákazníci provozovny (jméno, e-mail, telefon, adresa, IČO a DIČ, historie nákupů, kredit), věrnostní program a účtenky. Správcem je v tomto případě provozovna a Smable tyto údaje zpracovává jen podle jejích pokynů. Smlouva o zpracování osobních údajů je ⬜ součástí obchodních podmínek / samostatný dokument. Pokud jste zaměstnanec nebo zákazník provozovny, obraťte se s dotazy ke svým údajům přímo na ni.

Jaké údaje zpracováváme, proč a na jakém základě

Návštěvníci webu

• Nezbytné cookies zajišťují fungování webu a uložení vaší volby cookies. Právní základ: oprávněný zájem.
• Analytické cookies (Google Analytics 4 přes Google Tag Manager) používáme jen s vaším souhlasem. Bez souhlasu se analytické cookies neukládají.
• Marketingové cookies (Meta/Facebook, Google Ads) používáme jen s vaším souhlasem.
• Vaši volbu cookies ukládáme do cookie smable_consent na 12 měsíců. Změnit ji můžete kdykoli odkazem „Nastavení cookies“ v patičce webu.
• Chat Smartsupp – jméno, e-mail a obsah zprávy, pokud je do chatu zadáte.
• Ochrana formulářů proti robotům – Google reCAPTCHA v3.

Zájemci o službu (formulář „Získat nabídku“, chat, AI asistent na webu)

Zpracováváme jméno, e-mail, telefon, název a typ provozovny, počet provozoven a vaši zprávu. U poptávky odeslané z AI asistenta také několik posledních zpráv z konverzace. Údaje potřebujeme, abychom vám mohli odpovědět a připravit nabídku. Právní základ: provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost.

Poptávky ukládáme do našeho interního systému pro správu zákazníků a posíláme je e-mailem obchodnímu oddělení.

AI asistent na webu a v nápovědě

Váš dotaz a předchozí zprávy z konverzace posíláme společnosti OpenAI (USA), která vygeneruje odpověď. IP adresu ukládáme jen v nevratně zahashované podobě na 1 hodinu, abychom mohli omezit počet dotazů a bránit zneužití. Do dotazů prosím nevkládejte osobní údaje. Pro rozbor dotazů a zlepšování odpovědí ukládáme u AI asistenta na webu text dotazu, odpověď, citované zdroje a adresu stránky, bez IP adresy či jiné identifikace. Záznamy po 12 měsících automaticky mažeme. Právní základ: oprávněný zájem odpovídat na dotazy, zlepšovat je a chránit službu.

Zákazníci Smable (provozovatelé) a jejich uživatelské účty

• Účet a služba – jméno, příjmení, e-mail, telefon, heslo (neukládáme ho v čitelné podobě), fakturační údaje (firma, IČO, DIČ, adresa), údaje o platbách, provozovny a pokladny a komunikace s podporou. Účel: poskytování služby, fakturace a podpora. Právní základ: plnění smlouvy; u fakturace a účetnictví plnění právní povinnosti.
• Technické záznamy – IP adresa a záznamy o činnosti v systému pro zabezpečení a dohledání chyb. Právní základ: oprávněný zájem.
• Chybová hlášení z aplikací a administrace (vlastní instance nástroje Sentry na serveru Smable) – popis chyby a technické údaje o zařízení. U Android pokladny také snímek obrazovky v okamžiku chyby, na kterém mohou být údaje zobrazené na pokladně. Právní základ: oprávněný zájem.
• E-maily o službě a novinkách (Ecomail) – jméno, e-mail, tarif a údaje o aktivitě účtu. Právní základ: oprávněný zájem na přímém marketingu vůči našim zákazníkům. Odhlásit se můžete odkazem v každém e-mailu.
• Newsletter pro odběratele, kteří nejsou našimi zákazníky, posíláme jen s jejich souhlasem. Odhlásit se lze kdykoli.

Mobilní aplikace (Pokladna Smable pro Android, Smable Air pro iPad)

• Přihlášení e-mailem a heslem, v Android aplikaci také Google účtem.
• Oprávnění: kamera (skenování QR a čárových kódů), Bluetooth a místní síť (tiskárny a další příslušenství) a oznámení. Snímky z kamery se nikam neodesílají.
• Oznámení do aplikací posíláme přes Google Firebase Cloud Messaging, Pushy a Apple Push Notification service.
• Chybová hlášení přes Sentry (viz výše). Aplikace nesledují uživatele napříč aplikacemi jiných firem a nepoužívají reklamní identifikátory.
• Platby kartou zpracovává platební terminál a jeho poskytovatel. Smable čísla platebních karet neukládá.

Aplikace Manager (manager.smable.cz)

Manager je webová aplikace pro telefon, ve které majitel nebo vedoucí provozovny vidí tržby a provoz. Přihlásíte se stejnými údaji jako do administrace Smable.

• Asistent – váš dotaz, posledních 10 zpráv konverzace a výsledky dotazů nad daty provozovny posíláme společnosti OpenAI, která vygeneruje odpověď. Asistent může načíst prodeje položek a kategorií, prodeje podle obsluhy včetně jmen zaměstnanců a jejich tržeb, tržbu a zisk po dnech, neprodávané položky, katalog položek a surovin, receptury a články nápovědy. Data jen čte, nic nemění. Historie konverzace se ukládá jen ve vašem zařízení (v prohlížeči), nejvýš 30 zpráv na provozovnu. Na serveru Smable ji neukládáme. U údajů zaměstnanců a zákazníků provozovny je Smable zpracovatelem a správcem je provozovna. Do dotazů prosím nevkládejte osobní údaje. Právní základ: plnění smlouvy.
• Týdenní přehled – jednou týdně posíláme společnosti OpenAI souhrnná prodejní čísla provozovny (tržba, počet účtů, průměrný účet, nejprodávanější položky a srovnání s předchozími týdny) a ta z nich napíše krátký text. Jména zaměstnanců ani údaje zákazníků v nich nejsou. Hotový přehled uložíme na serveru Smable k datům provozovny. Právní základ: plnění smlouvy.
• Upozornění – jen pokud je zapnete. Ukládáme adresu odběru, kterou vytvoří služba oznámení vašeho prohlížeče, šifrovací klíče odběru a typ prohlížeče. Službu oznámení provozuje výrobce prohlížeče, například Google u Chromu nebo Apple u Safari na iPhonu, a přes ni upozornění doručujeme. Odběr smažeme, když upozornění vypnete, nebo když ho prohlížeč zruší. Právní základ: plnění smlouvy.
• Analytika (Google Analytics 4) – jen s vaším souhlasem. Při prvním spuštění se zobrazí lišta s volbami „Přijmout vše“ a „Pouze nezbytné“. Volbu můžete kdykoli změnit v Manageru v Nastavení přepínačem „Analytické cookies“. Do Google Analytics posíláme, které obrazovky a funkce používáte (například otevření týdenního přehledu, položení dotazu asistentovi, jaké druhy dat asistent při odpovědi použil a zda odpověděl), interní číslo provozovny a zda aplikace běží z plochy telefonu. Neposíláme tržby ani text dotazů na asistenta. Bez souhlasu do Google Analytics nic neposíláme a analytické cookies se neukládají. Volbu ukládáme ve vašem zařízení. Právní základ: váš souhlas, který můžete kdykoli odvolat.
• Zpětná vazba – když v aplikaci pošlete zpětnou vazbu, posíláme e-mailem týmu Smable vaši zprávu, zvolenou náladu, číslo vašeho uživatelského účtu a typ prohlížeče. Právní základ: oprávněný zájem zlepšovat službu.

Aplikace Skladník (skladnik.smable.cz)

Skladník je webová aplikace pro telefon na práci ve skladu provozovny: příjem zboží, odpis, inventura a zásoby. Přihlásíte se stejnými údaji jako do administrace Smable.

• Příjem z faktury – v příjmu zboží můžete fakturu nebo dodací list vyfotit (i více stran) nebo nahrát jako PDF. Fotky a PDF posíláme společnosti Google, jejíž umělá inteligence (model Gemini) z nich přečte údaje dokladu. Spolu s doklady posíláme Googlu také název a IČO provozovatele, aby umělá inteligence poznala, kdo je na dokladu odběratel a kdo dodavatel. Když k již přečtenému dokladu přidáte další stranu, posíláme i název dodavatele a číslo dokladu z prvního čtení. Přečte se dodavatel (název, IČO, DIČ), číslo dokladu, data, součty a řádky (název zboží, kód dodavatele, čárový kód, množství, jednotka, cena, sazba DPH). Z přečtených údajů vznikne koncept příjemky, který zkontrolujete, opravíte a dokončíte. Sklad se nemění, dokud příjemku sami nedokončíte. Na dokladu mohou být osobní údaje: jméno, adresa a IČO dodavatele, který podniká jako fyzická osoba, jména osob na dokladu a na fotce papírového dokladu třeba i podpis. Do fotky prosím nezabírejte nic jiného než doklad. U těchto údajů je správcem provozovna a Smable je zpracovatelem. Doklad (fotky spojíme do jednoho PDF) a přečtené údaje uložíme na serveru Smable k příjemce provozovny, stejně jako fakturu přiloženou k příjemce ručně. Abychom ověřili a zlepšili přesnost čtení, můžeme stejné doklady nechat přečíst také umělou inteligencí společnosti Anthropic (model Claude) a výsledky porovnat. Právní základ: plnění smlouvy.

Komu údaje předáváme

Údaje neprodáváme. Předáváme je jen zpracovatelům a příjemcům, které k poskytování služby potřebujeme, nebo pokud to ukládá zákon.

Předávání údajů mimo EU

Někteří zpracovatelé mohou údaje předávat do USA: Google, Meta, OpenAI, Anthropic, Apple a Pushy (oznámení do pokladen). U společností Google a Meta probíhá předání na základě rámce EU–USA Data Privacy Framework, u OpenAI, Anthropic a Apple na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí. U Pushy ⬜ doplnit právní základ předání. Poskytovatel platebních terminálů NexGo může údaje o platbách zpracovávat v Singapuru.

Jak dlouho údaje uchováváme

Vaše práva

• právo na přístup ke svým osobním údajům,
• právo na opravu,
• právo na výmaz,
• právo na omezení zpracování,
• právo na přenositelnost údajů,
• právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu a proti přímému marketingu,
• právo kdykoli odvolat souhlas – odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před ním,
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Žádost pošlete e-mailem na info@smable.cz. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce.

Profilování neprovádíme. Automaticky rozhodujeme ve dvou případech: když zůstane faktura neuhrazená ani po třetí upomínce, systém převede účet na bezplatný tarif, a registrace, které podle vzorců v údajích vypadají jako spam, systém deaktivuje. Proti takovému rozhodnutí se můžete ohradit na info@smable.cz a posoudí ho člověk.

Zabezpečení

Komunikace s webem a aplikacemi probíhá přes šifrované spojení (HTTPS), hesla neukládáme v čitelné podobě, k údajům mají přístup jen pověření lidé a servery jsou umístěné v České republice.

Změny zásad

Zásady můžeme aktualizovat. Aktuální verze je vždy na této stránce.

Platné od 2. 11. 2026.